Praktisk informasjon til deg som er ansvarlig for en parallellsesjon

Mål med konferansen er å inspirere til arbeid med pasient- og brukersikkerhet og forbedring i helse- og omsorgstjenestene. Konferansen skal stimulere til samtaler og nettverksbygging, være en arena der du kan gi og få kunnskap, råd og verktøy. Målgruppe er ledere og ansatte i helse- og omsorgstjenesten. Konferansen arrangeres på The Qube på Gardermoen og samler et stort antall deltakere fra hele helse- og omsorgstjenesten.
I fjor deltok ca. 1100 deltakere fysisk og over 200 digitale billetter ble solgt. Det blir også i år mulig å delta fysisk og digitalt. 

Hva innebærer det å ha ansvar for en parallellsesjon? 

I forkant av konferansen 

• Holde kontakt med koordinator for parallellsesjoner, Anne-Berit Schelbred, og delta på informasjonsmøter. 

• Utvikle sesjonen - både det faglige innholdet og formatet (noen paralleller egner seg som workshops, andre som tradisjonelle innlegg). Benytt gjerne vedlagt mal for kjøreplan. 

• Finne og spørre aktuelle innledere. 

• Beskrive innholdet i parallellen tydelig, slik at det er godt samsvar med beskrivelsen og planlagt innhold i programmet. Dette innebærer blant annet å beskrive målgruppe, læringsmål og budskapet. I tillegg kort om formatet. Dersom det er en workshop, bør det framkomme tydelig i beskrivelsen. 

• Tilpasse budskapet til målgruppen. 

• Godkjenne om presentasjonene kan deles og legges tilgjengelig på I trygge hender 24-7 sine nettsider i etterkant av konferansen. 

• Sjekke bilder og illustrasjoner med opphavsrett med tanke på å gjøre presentasjoner tilgjengelig på nettsiden i etterkant. 

• Diskuter gjerne formatet på parallellen med oss i forkant og test gjerne opplegget i forkant (for eksempel hvis du planlegger paneldebatt eller workshop). 

• Kommuniser behov for bistand på parallellsesjonen med medhjelper fra Helsedirektoratet. 

Underveis 

• Få innledere til å føle seg komfortabel (for eksempel informere innlederne om hvor og når de skal møte deg, teste teknisk utstyr i forkant, osv.). 

• Ha en plan B hvis innleder ikke kan stille opp. 

• Kontakte og fordele oppgaver med din medhjelper. 

Etter konferansen 

• Sende takk pr. e-post til innlederne. 

• Hente inn presentasjon fra innleder og sjekke opphavsrett. 

• Følge opp behov for å dekke utgifter.   

Hva tilbyr vi parallellansvarlige og innledere? 

Konferansen er selvfinansierende, og det betyr at konferansen dekkes av deltakeravgiften. Vi pleier derfor å si at konferansen er et spleiselag mellom aktører i helse- og omsorgstjenesten, helseforvaltningen og Helsedirektoratet som arrangør. Vi gjør alt vi kan for å holde deltakeravgiften så lav som mulig. 

Vi tilbyr

• Inntil fire innledere per parallell får dekket hele konferanseavgiften. Det er opp til deg å vurdere hvem som skal få disse.  

• Av disse fire får to innledere dekket festmiddagen 20. november og hotellovernatting torsdag til fredag, mens to innledere får dekket kun konferanseavgiften. 

• De som ikke får dekket hotell, kan velge om de ønsker å delta på en eller begge dager av konferansen. De kan selvfølgelig også delta på middag og bestille hotellovernatting. Middag og hotellovernatting må i tilfelle dekkes av andre (arbeidsgiver e.l.)  

• Innledere som kun skal holde et innlegg og som ikke har mulighet til å delta på konferansen, behøver ikke å melde seg på konferansen. 

I tillegg vil parallellansvarlige få

• Informasjon underveis (for eksempel informasjonsmøter, antall påmeldte, evaluering og maler). 

• Tilbud om sparring og veiledning ved behov. 

• Promotering av parallellen og innledere via våre kommunikasjonskanaler. Ta gjerne kontakt med Lill Andrea Hjulstad og merk henvendelsen med "Kommunikasjonsforespørsel til parallell (navn), PSK25". 

• En person skal være til stede på parallellen og hjelper til med gjennomføring. 

• Mulighet for å søke om å ha stand i fellesområdet eller delta med poster.. 

14. mai	Informasjonsmøte #1 for informasjonsansvarlige
26. mai	Frist for å ha levert beskrivelse av sesjonen. Benytt dette skjemaet
2. juni	Lansering av programmet for årets konferanse og påmelding
05. sept	Frist for å sende inn fullstendig oversikt over innledere
15. okt	Informasjonsmøte #2 doe parallellansvarlige
20.-21. nov	Pasientsikkerhetskonferansen

Hvordan planlegge en aktiv og inspirerende sesjon? 

Beskriv sesjonen 

For at deltakerne skal kunne velge den parallellsesjonen som er best for deres behov, må beskrivelsen av sesjonene være både informativ og appellerende.
Beskrivelsen skal ikke være en fullstendig kjøreplan, men teksten bør være en god beskrivelse av innholdet og være så fristende, at deltakerne forstår hva sesjonen handler om og velger å melde seg på din parallell.

En redaksjonskomite gjennomgår titler og tekster for korrektur og språkvask. For å beskrive sesjonen, din benytt dette skjemaet.

Tips til beskrivelse av en parallellsesjon 

1. Utform en god tittel som er kreativ, men samtidig hinter til hva sesjonen handler om 

2. Beskriv sesjonen slik at den fremstår mest mulig relevant for målgruppen  

3. Vær tydelig på formålet: 

• Får deltakerne presentert ideer til hvordan gjøre noe? 

• Skal deltakerne drøfte og dele egne erfaringer med å gjøre noe? 

• Skal deltakerne lære noe nytt? 

4. La gjerne deltakerne få muligheten til å forberede seg, men ikke planlegg ut ifra en forutsetning om at alle deltakerne har fulgt alle oppfordringer 

5. Påse at det er en tydelig sammenheng mellom «Om sesjonen» og «Læringsmål». 

Gode råd til planlegging av en sesjon 

1. Definer stemningen dere vil ha i sesjonen, og la deltakerne føle på denne allerede når de kommer inn i rommet. 

2. Gi deltakerne råd og eksempler på HVORDAN noe kan gjøres, og ikke glem HVORFOR det er viktig. 

3. La deltakerne snakke sammen innen det er gått 20 minutter av sesjonen. 

4. Varier mellom designet på sesjonen hvert 20. minutt (plenumforedrag, plenumssamtale, gruppesamtale, individuell refleksjon, Slido, m.fl.). 

5. Bruk korte innlegg og unngå opplesning av PowerPoint presentasjon. 

6. Våg å la deltakerne gi innspill og vurderinger underveis som kan brukes i plenum. 

Henrik Ahlen har i sin bloggpost Confrences do and don'ts oppsummert sine anbefalinger til gode konferanser. Mange av disse er også relevante for planleggingen og gjennomføringen av en parallellsesjon, og en forkortet liste er her: 
 

DO’s

DON’Ts

Less What and Why, more How!   Urge all speakers to end their talk with an action list. The audience wants to engage, so the speaker should give them 1–3 concrete things they can do.  The time flow is crucial, avoid interruptions  Avoid switching computers on stage. If you must have several computers, hook them all up to a switch.  Play energizing walk-in and walk-out music before/after every break. It sets a good mood, creates energy and is a powerful signal that the next program is starting.  Make the audience applaud the speakers when they start. There are studies showing that if the audience applauds the speaker as he or she enters the stage, the audience is more receptive to the messages in the speech.  Make a realistic time plan for the talks. You must plan the time slots for the speakers so that there is time not only for the talks themselves but also for the set-up time, such as getting up on stage, being introduced, get the presentation up on the screen, etc. Also, usually the speaker is speaking faster when rehearsing, so you need a margin for this too.  This means that for a 20-minute time slot you need to reserve 3 minutes for the setup-time and 3 minutes for the slower pace. That leaves 14 minutes time for the talk, so you tell the presenter to prepare a 14-minute talk.  Be fanatic about keeping the time schedule. First of all, don’t delay the start because there are many people still arriving at the door on the official starting time. Start on the official time, exactly. Always. This is in order to pay respect to all the people that made the effort to be there on time, instead of letting the latecomers make everybody suffer.  Start buzzing the crowd 15 minutes before the start, and then every 5 minutes and finally start on the second.  Try to mix on-stage panels/conversations and stand-alone speakers. Mix short and long talks, but don’t allow any speaker to use more than 30 minutes. The shorter the better! This is the biggest success factor of the TED conference; their talks are between 3 and 18 minutes!  Panel discussions: If you have a panel on stage, prepare the panel members before the event. First coach them individually, as all speakers. Then organize a group call or Skype session where you discuss together how to organize the panel discussion so that everybody stays within the theme and avoid repeating each other’s messages. And make sure your mix of panel members offers variety and different views. Encourage a heated debate, discourage everybody agreeing with each other.  Se også ‘How to Run a Conference Panel That Isn’t Horrible’  Encourage questions from the audience, but only allow one, very short question per person. The moderator must ruthlessly cut off people that are blabbing away without formulating a concrete question or posing more than one question.

Don’t let speakers spend more than 1 minute to present themselves.  Make them rehearse their personal presentation and keep it very short and relevant to the theme of the event. The value of their talk should come from its content and delivery, not from their backgrounds!  Don’t let speakers sell their companies’ products or services on stage.  And don’t allow company logos in their slides, except for on the last slide.  Avoid large panels and encourage disagreement. A panel discussion with more than 4 members usually turns into monologues, since there is too little time for debate between the panel members. It is also important that all the panellists do not agree with each other on the topic, that creates a boring discussion.  Don’t let panel members pitch their own ideas on stage. Make them discuss the topic with each other, that is the whole value of a panel session.  Don’t let the speakers use any acronyms. They are guaranteed to confuse large parts of the audience. All acronyms must be spelt out and explained, preferably on a slide.  Don’t let speakers run over their allotted time. This is an insult both to the audience and the following speakers. Make this very clear to the speaker in advance, ask them if they have rehearsed and timed their talk.  If they still run over, use a red light, a count-down clock (à la TED) or a big, strong moderator to force them off the stage. No exceptions for the big-shots either!  Don’t allow the participants posing questions to present their names or what organisation they come from. This takes time and puts the focus on the person asking and not the question posed.  Don’t allow anyone in the audience to ask more than one question at the time. Neither the speaker nor the audience can remember two questions!  Don’t allow the audience to pose long-winding comments or questions that are more about presenting themselves. This steals time from everyone else.

  

Elektroniske hjelpemidler 

Det finnes en rekke elektroniske hjelpemidler for god og involverende fasilitering. Verktøyene Kahoot, Menti, Curipod og Slido er velprøvde hjelpemidler som fungerer godt. 

Inviter innledere til sesjonen 

Gode, aktuelle innledere er viktige for å lokke deltakere til en sesjon. Det er derfor viktig å jobbe godt med å finne gode og riktige innledere. De bør også representere et mangfold av kjønn, geografiske lokasjoner og profesjoner. 

Det er viktig at du avklarer riktig stillingstittel og arbeidssted med hver innleder. 

Ulike måter å sette opp en sesjon  

For å hjelpe til å utforme innslag i programmet har vi laget noen eksempler på hvordan du kan bygge opp din sesjon. Disse malene er basert på at en sesjon/bolk varer i en time, med seks minutter per del. Nedenfor ser du at disse delene kan deles i forskjellige måter. Det viktigste er at innholdet er variert i form og uttrykk. Det kan variere mellom samtaler, filmer og presentasjoner. 

Gjennomføring av sesjoner 

God planlegging er avgjørende for å lykkes med en god parallellsesjon. For å sikre at alle sesjonene planlegges godt, at alle involverte vet hvilket ansvar de har og at den personen sesjonen har fått tildelt til å hjelpe har mulighet til å bistå i tilfelle noe skulle oppstå, anbefaler vi at alle benytter seg av kjøreplanen lenket under. Bruk den gjerne når du planlegger gjennomføring av sesjonen og del det med innledere: Her er mal for kjøreplan.
  

Annen praktisk informasjon 

• Mikrofoner og bøyler vil være tilgjengelige som standard ut fra det rommet du har fått tildelt (se kart over the Qube). Rom tildeles avhengig av antall påmeldte til parallellsesjonen. 

• Alle sesjoner vil få tildelt en person som vil kunne hjelpe til med det praktiske underveis. Konferansehotellet stiller med tekniker ved behov, disse må kontaktes underveis. 

• Det anbefales å teste alle presentasjoner, videoer osv. i forkant av sesjonen. 

• Presentasjoner og materiell brukt i parallell blir tilgjengeliggjort på nettsider i etterkant dersom ikke annet er avtalt. NB. Bilder og illustrasjoner må gjennomgås med tanke på opphavsrett. 

• Dere må selv ta med PC som er disponibel for foredragsholdere i din parallell, og organisere slik at innlederne enten sender inn sine presentasjoner til dere eller tar dem med på minnepinne. Ta gjerne med egen "klikker" dersom dette er ønskelig. 

• Rommene til parallellsesjoner er ikke klare før på morgenen torsdag 20. november. Det vil si at dere ikke kan komme inn i rommet kvelden i forkant. 

Kommunikasjon og sosiale medier 

Pasientsikkerhetskonferansen promoteres på en rekke kanaler: på nettsiden pasientsikkerhetskonferansen.no, på I trygge hender 24-7s nyhetsbrev og sosiale medier.

I tillegg vil det ligge informasjon om konferansen på Helsedirektoratets kanaler, samt kanalene til aktørene bak I trygge hender 24-7. 

Den offisielle emneknaggen til konferansen er #PSK25 Bruk gjerne også #Pasientsikkerhet og #ITryggeHender. Dersom du ønsker at vi skal dele dine sosiale medier innlegg i våre kanaler må du ha åpen profil. 

Frem mot konferansen vil vi promotere de forskjellige innslagene og innlederne på programmet, i de ulike kanalene. Snakk med din leder om å delta på konferansen, inviter kollegaer og del gjerne informasjon om konferansen i dine nettverk. 

Takk! 

Takk for at du har sagt ja til å ta ansvaret for en parallellsesjon på Pasientsikkerhetskonferansen 2025! 

Kontakt 

Parallellansvarlige kan gjerne ta kontakt med prosessansvarlig Anne-Berit Schelbred for bistand i forkant dersom spørsmål ikke kan besvares ved informasjon som finnes på disse sidene. Innledere skal i utgangspunktet kun forholde seg til sin parallellansvarlig. 

Det er en egen info-stand i foajeen på The Qube, som er der for deg, om du lurer på noe underveis på konferansen.