For å vite om en endring fører til en forbedring er det avgjørende at vi måler fortløpende, både før, under og etter at forbedringer er iverksatt.
Målinger er sentralt for systematisk forbedringsarbeid, og er avgjørende for å få oversikt over status og dokumentere hva vi leverer. Gjennom målinger kan vi identifisere utvikling og forbedring over tid, og se om vi er på det nivå vi ønsker.
Hvordan måle
I kvalitetsforbedring trenger vi tidstro data eller sanntidsdata. Det vil si data som er samlet inn i nåtid. Dataene skal gi et uttrykk for hvordan situasjonen er akkurat nå, og ikke for en stund tilbake.
Målinger trenger ikke å være tidskrevende eller vanskelige. Nøkkelen er å finne det riktige målingene slik at vi raskt kan se om endringene gir reell forbedring og eventuelt tilpasse disse.
Et sett med indikatorer
Forbedringsteam som jobber med forbedring bør bruke et sett med målinger som består av resultat, prosess, og balanserende indikatorer. Dette utgjør det vi kaller en «familie» av målinger som til sammen gir informasjon om hele systemet som skal endres.
Start med å etablere et konkret og tydelig mål som er tid- og tallfestet. Definer og utarbeid indikatorer relevant for det forbedringsarbeidet som skal gjennomføres. Utarbeid en måleplan for hver indikator. Samle inn løpende data hyppig og fremstill disse i form av en tidsserie, for eksempel et run-diagram eller kontrolldiagram. Diagrammene kan analyseres ved hjelp av statistisk prosesskontroll (se under). Slik kan man se om endringene fører til reell forbedring.
Revurder målingene på bakgrunn av de erfaringene som er gjort, og juster om valgte indikatorer ikke gir ønsket informasjon. Fortsett prosessen med å presentere, analysere og diskutere dataene i relevante forum med tanke på å identifisere utvikling over tid og avklare videre handling
Les mer om utvikling av tall- og tidfestede mål, indikatorer og måleplaner.
Statistisk prosesskontroll
I forbedringsarbeid er det vanlig å benytte statistisk prosesskontroll (SPC). Dette er en egen gren innen statistikk, og egner seg godt til forbedringsarbeid blant annet fordi den gjør det mulig å trekke statistiske konklusjoner med bakgrunn i små datamengder.
Ved bruk av analysereglene som finnes i SPC, kan forbedringsteam eller leder få svar på om en prosess er tilfeldig eller ikke-tilfeldig (run-diagram) / naturlig og spesiell (kontrolldiagrammer), og om prosessen er stabil eller ustabil (ved bruk av kontrolldiagram).
Her finner du ressurser og litteratur om statistisk prosesskontroll.
Måleverktøy som kan brukes i forbedringsarbeid
Helsedirektoratet har laget en oversikt over måleverktøy som kan brukes i lokalt forbedringsarbeid.
Dette er ikke en utfyllende liste og vi setter pris på tips om andre løsninger som kan brukes til dette formål. Send til [email protected].
Vi anbefaler at helseforetak og virksomheter i kommunen undersøker hva som er tilgjengelig på markedet og velger et verktøy som passer til sine behov.
LifeQI er en løsning som er bygget på Forbedringsmodellen og har moduler som er nyttige i planlegging og gjennomføring av forbedringsprosjekter (driverdiagram, PDSA-skjema, osv). Man kan lage både run- og kontrolldiagrammer i LifeQI.
Her kan du lese en erfaringsoppsummering fra LifeQI-pilot.
Slik lager du run-diagram i Excel
Run-diagrammer er en type tidsseriediagram som brukes ofte i kvalitetsforbedringsarbeid for løpende vurdering av prosessen over tid. Ved hjelp av run-diagrammer kan man se om innsatsen man gjør gir effekt. I de korte videosnuttene under ser du hvordan du kan sette opp målingene dine i Excel, trinn for trinn. I dette eksempelet tar vi utgangspunkt i en måling av uplanlagte reinnleggelser. Øvelsesdata med og uten fasit.
Første video (6:37) handler om hvordan du beregner prosent og median for historisk data. Denne medianen kalles ofte baseline.
- For å beregne prosent kan du bruke formelen =tall1/tall2*100. Første celle blir telleren og andre cellen blir nevneren. Trykk TAB eller ENTER for å beregne resultatet. For å kopiere samme formel for hele datasettet, hold musepeker over cellen der du allerede har beregnet prosentandelen og dra i den lille firkanten nederst til høyre.
- I run-diagrammer bruker man median som et utrykk for det som er vanlig når det gjelder prosessen man studerer. Dersom man har historisk data for målingen bør man "låse" median for denne perioden slik at man kan sammenligne situasjonen før man setter i gang med forbedringstiltak og etter. Formel for median er =median(tall1; tall2)
I andre video (6:00) viser vi hvordan du låser medianen, setter inn mållinje og velger type diagram.
- For å låse en formel kan du bruke dollar-tegn f. eks. =median($D$2; $D$10).
- For å lage run-diagram velg "Linjediagram" under menypunktet Diagrammer. Husk å ha med kun de dataområdene du vil få frem i diagrammet, ikke underlagsdata som f. eks. teller og nevner.
I tredje video (13:35) ser du hvordan du kan formatere kurven, oppdatere grafen med nye data, forlenge baseline-medianen og markere grafen med endringer man har gjennomført.
Fjerde video (14:10) handler om identifisering av en endring i prosessen og hvordan man markerer det forbedrede nivået med en ny median.
- HUSK: ny median (brudd) legges inn f.o.m første punkt som gir uttrykk for en endring eller skifte i prosessen.